Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, l'utilisation de votre voiture personnelle pour les courses professionnelles peut rapidement accumuler des kilomètres et entraîner une lourde facture d'essence et d'entretien. Parlez à n'importe quel comptable ou propriétaire d'entreprise chevronné, et il vous dira d'acheter et d'immatriculer un véhicule distinct en tant que voiture de fonction. Acheter une voiture pour affaires présente des avantages fiscaux considérables: vous pouvez déduire l'intégralité du coût de fonctionnement de la voiture de fonction de votre revenu professionnel imposable, amortissements compris.
Cela dit, il y a de nombreuses considérations importantes pour vous en tant que propriétaire afin de choisir le véhicule le plus avantageux pour votre entreprise et de profiter pleinement des avantages fiscaux disponibles. C'est un élément crucial connaissance de l'industrie que beaucoup ne connaissent pas, mais qui vous aidera à économiser beaucoup d’argent à long terme. Restez informé et découvrez tous les avantages fiscaux de l'achat d'une voiture de fonction pour les petites entreprises, des conseils pour choisir la bonne voiture et les démarches nécessaires pour bénéficier de vos avantages fiscaux.
De nombreux propriétaires d'entreprises familiales utilisent le même véhicule à des fins personnelles et professionnelles. Si vous divisez un véhicule personnel en tant que tel, il est très difficile de suivre et de séparer les miles et autres dépenses associés à son utilisation professionnelle avec ceux engagés pour un usage personnel.
Ceci est important car vous pouvez déduire les frais professionnels de votre voiture de société du revenu déductible de votre entreprise. Mais ce ne sont que des coûts commerciaux, à l'exclusion de tout ce qui est personnel.
Par conséquent, les premiers avantages de l'achat et de l'immatriculation d'une voiture spécifiquement pour un usage professionnel sont que vous pouvez facilement suivre vos dépenses professionnelles et réclamer vos avantages fiscaux. Il existe de nombreux avantages fiscaux lorsque vous achetez une voiture pour affaires, même s'il s'agit d'une petite entreprise unipersonnelle, et surtout si vous avez d'autres employés en dehors de vous.
Le coût total de fonctionnement de chaque véhicule immatriculé auprès de votre entreprise est déductible du revenu que gagne votre société. Plus précisément, l’amortissement et les autres dépenses déductibles sont calculés sur la base du coût total du véhicule lors de sa mise en service. Cela comprend la taxe de vente que vous avez payée et le coût d'immatriculation du véhicule. De plus, vous pouvez également réclamer les miles engagés par vous et vos employés ainsi que les frais de réparation et d'entretien.
L'amortissement est probablement la plus grande franchise pour les véhicules d'entreprise. Aux États-Unis, en vertu de la nouvelle loi fiscale, vous obtiendrez des «primes» d'amortissement importantes pour les véhicules d'entreprise tant que le véhicule a été mis en service entre le 28 septembre 2017 et le 31 décembre 2026. Vous obtiendrez un montant de 18 000 $ bonus, ou en d'autres termes, déductible, la première année. La deuxième année, vous recevrez un bonus de 16 000 $ et de 9 600 $ la troisième année. À partir de la quatrième année jusqu'à ce que le véhicule atteigne son amortissement complet, vous obtiendrez 5 760 $ pour chaque année.
Votre première considération peut être entre la location ou l'achat d'une voiture pour affaires. Le crédit-bail peut être une bonne option, surtout si vous débutez et que vous ne savez pas comment l’entreprise se portera. Si vous choisissez d'emprunter cette voie (en fait, quel que soit votre choix), un bon entretien du véhicule est toujours important, car vous pourriez être en mesure de réduire le coût de la location si le véhicule reste toujours une valeur résiduelle élevée à la fin du un bail.
L’un des avantages du crédit-bail est que vous ne devrez généralement payer qu’un dépôt de garantie à l’avance, qui correspond généralement au premier mois de paiement. C'est beaucoup moins que les coûts initiaux lorsque vous achetez le véhicule. Cependant, le plus gros inconvénient est que vous ne pourrez pas demander de dépréciation à titre de déduction fiscale, car cela n'est disponible que lorsque vous achetez le véhicule. Cela dit, les frais de kilométrage sont déductibles dans le cas des véhicules loués et des véhicules appartenant.
Sinon, si vous optez plutôt pour l'achat d'une voiture pour affaires, vous aurez besoin d'un acompte initial. De plus, vous pourriez avoir besoin de financement. Sachez que parfois, lorsqu'un accident survient et que le véhicule subit un dommage qui diminue sa juste valeur, vous devez quand même rembourser le prêt en cours, même si la valeur de la voiture vaut désormais moins que ce que vous avez emprunté.
Si vous envisagez d'acheter une voiture pour affaires, vous avez le choix entre acheter une voiture neuve et acheter une voiture d'occasion. L'achat d'une voiture d'occasion vous fera bien sûr économiser de l'argent, mais il y a des risques et vous avez donc besoin de plus de temps pour la recherche et l'inspection pour vous assurer que la voiture est en bon état de fonctionnement. Il est préférable d’amener un mécanicien de confiance et qualifié avec vous pour rechercher les problèmes majeurs qui ne valent pas la peine d’être achetés, puis de les résoudre.
Si vous achetez d'occasion, il existe deux itinéraires. Vous pouvez acheter auprès d'un vendeur privé; ce type de transaction individuelle vous donne plus de pouvoir de négociation et peut vous permettre d'obtenir beaucoup. L’autre moyen consiste à aller aux enchères publiques, où vous pouvez avoir accès à plus de véhicules, mais vous ne pourrez inspecter les voitures que par les yeux et ne pourrez pas les tester.
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Bien que cela nécessite un œil attentif, vous pouvez vous fier à quelques conseils de pro pour acheter un véhicule d'occasion pour votre entreprise auprès d'un vendeur privé ou d'un concessionnaire:
L'un des conseils pour acheter une voiture professionnelle que beaucoup sous-estiment est de prêter attention à l'esthétique en plus de la fonctionnalité. Après tout, votre La voiture de société représente votre marque auprès de vos partenaires commerciaux et clients, ainsi que de tout spectateur dans la rue.
De nos jours, les véhicules d’entreprise sont donc également traités comme une forme de publicité mobile sur roues qui augmente la visibilité de votre marque auprès du public lorsque vous vous déplacez en ville. Ainsi, vous pouvez essayer de rendre cette publicité efficace aussi agréable que possible et / ou accrocheuse.
En plus de choisir un véhicule avec une forme et un design esthétiquement agréables, vous pouvez également le repeindre ou utiliser des enveloppes pour une coloration, des finitions et un effet plus élaborés pour rendre votre voiture de société non seulement belle à regarder, mais également se démarquer de la foule lorsque vous naviguer. Selon le type de votre entreprise, vous pouvez passer de la sobriété à un peu exagéré.
Transformer votre fourgonnette d'entreprise en un panneau d'affichage coloré et accrocheur est en fait un moyen très efficace de promouvoir votre entreprise. En moyenne, une annonce de véhicule peut obtenir entre 30 000 et 70 000 impressions quotidiennes par d'autres véhicules et piétons simplement en se déplaçant en ville pour des déplacements professionnels.
Le modèle spécifique et sa taille, y compris l'espace de chargement, sont des considérations très pratiques lorsque vous achetez une voiture pour affaires. Pensez au nombre de compagnons qui conduiraient généralement le véhicule, à la fréquence et à la distance d'un trajet moyen, et à la quantité d'échantillons de marchandises ou de marchandises stockées dans la cargaison à l'arrière. Ensuite, évaluez l’espace dont vous aurez besoin pour les passagers et le fret. Auriez-vous besoin d'une camionnette pour tout accueillir?
Un véhicule trop gros serait un gros gaspillage, en plus, il serait plus difficile de manœuvrer et de conduire dans des espaces de stationnement étroits. Pendant ce temps, une voiture trop petite entraverait votre capacité à faire des affaires en douceur. De plus, essayez d'anticiper la croissance de votre entreprise au cours des cinq ou dix prochaines années, ce qui correspond à peu près au temps moyen qu'un propriétaire conserverait à un véhicule (après dix ans, vous voudrez peut-être également passer à un véhicule plus récent et plus accrocheur. maquette). C'est une tâche délicate, mais essayez d'inclure une telle prévision dans vos considérations.
Avantage d'acheter un gros véhicule
Remarque importante et intéressante: si vous achetez un VUS ou une camionnette admissible en tant que véhicule d'entreprise, en vertu de la nouvelle loi fiscale américaine, l'article 179, vous pourrez peut-être bénéficier d'un important allégement fiscal. Plus précisément, vous avez droit à une déduction fiscale pouvant aller jusqu'à 25000 $ la première année d'utilisation du véhicule si le véhicule est un VUS lourd, une camionnette ou une fourgonnette qui répond aux spécifications de l'IRS et si vous l'utilisez à 50% ou plus de la temps. Répétez que la franchise maximale de 25 000 $ est ce que vous pouvez obtenir pour la première année d'utilisation seulement.
N'oubliez pas que vous pouvez également réclamer une prime d'amortissement, étant donné que vous avez acheté le véhicule neuf. Notez que pour pouvoir réclamer une prime d'amortissement, la voiture de société doit continuer à être utilisée à des fins professionnelles au moins 50% du temps. De plus, votre déduction totale pour une année donnée ne peut pas être supérieure au revenu total net imposable de votre entreprise. Si ces conditions ne sont pas remplies, vous serez obligé de rembourser certaines de vos déductions fiscales.
Si vous n’obtenez qu’une voiture personnelle, vous pouvez vous procurer la voiture la plus chic que vous puissiez vous permettre. Cependant, quand il s'agit d'acheter une voiture pour les affaires, vous devez être pratique et conservateur. Vous ne voudriez pas d’une voiture de société qui consomme du carburant et vous oblige à faire face à de lourdes factures d’essence au fil du temps, en plus d’un million de dépenses d’exploitation supplémentaires.
Par conséquent, après l'esthétique et la taille, l'économie de carburant est un autre critère de la plus haute importance. Vous pouvez garder un œil sur la consommation de carburant de la voiture en utilisant des calculateurs de miles par gallon en ligne afin de garder le ravitaillement sous contrôle et d'économiser de l'argent pour votre entreprise.
Une autre considération que de nombreux propriétaires de petites entreprises négligent est les extras optionnels pour une voiture. Bien que certains extras ne soient pas impératifs pour vous, il existe de nombreuses fonctionnalités avantageuses qui offrent plus de sécurité ou minimisent la dépréciation du véhicule. Tout dépend de la nature et des caractéristiques de votre entreprise.
Par exemple, les airbags passagers sont une fonction de sécurité pratique au cas où vous auriez généralement besoin de transporter d'autres employés dans la voiture de société.
Un autre exemple courant est que si vous êtes une petite entreprise locale qui dessert un groupe limité de clients dans une zone géographique limitée, la navigation par satellite n’est pas impérative. Cette fonctionnalité ne serait alors pas impérative pour vous, en plus elle épuise la batterie, et vous pouvez toujours utiliser Google map sur votre téléphone mobile pour la navigation. Sinon, si votre entreprise nécessite des voyages longue distance, le GPS est un complément essentiel à avoir sur votre tableau de bord.
Et enfin, il existe une variété d'ajouts cosmétiques qui amélioreront l'apparence de votre véhicule, tels que des jantes en alliage et un travail de peinture métallique. Celles-ci ne sont pas aussi pratiques et utiles que les fonctionnalités ci-dessus, mais une meilleure esthétique aide également à améliorer votre image de marque et votre sentiment de prestige, et elles aident également à lutter contre la dépréciation.
La prochaine étape de l'achat d'une voiture pour affaires est de vous assurer que votre voiture de fonction nouvellement achetée est couverte par une assurance adéquate. Sachez que si l'assurance au niveau de l'entreprise coûte beaucoup plus cher que les polices standard, vous ne devriez pas être tenté de lésiner sur votre couverture. Assurez-vous de faire vos devoirs pour vraiment comprendre les différents types de polices d'assurance automobile professionnelle et de considérer les différents aspects de votre entreprise pour en choisir une avec une protection adéquate.
Il existe généralement trois niveaux de couverture d'assurance pour les véhicules d'entreprise: les entreprises unipersonnelles à l'usage du propriétaire uniquement (un seul conducteur), l'utilisation professionnelle pour plusieurs conducteurs (propriétaires et employés) et l'utilisation commerciale (généralement pour les grandes entreprises avec plus d'un véhicules, mais peut également convenir aux petites entreprises avec un ou quelques véhicules).
Prenez votre temps pour explorer différents niveaux de couverture par différents assureurs pour trouver celui qui convient à votre entreprise, en fonction de la personne qui conduira le véhicule, de la fréquence et de la distance à parcourir, si vous possédez, louez ou louez et d'autres considérations.
Une question courante est dans le cas où vous utilisez le même véhicule à la fois pour un usage personnel et professionnel, si votre police automobile personnelle couvrira l'utilisation professionnelle. La réponse est non.
Même si votre police d'assurance automobile personnelle et celle de vos employés fournit une couverture pour certains usages professionnels de votre véhicule et de leurs véhicules, elle ne fournira pas de couverture si le véhicule en question est utilisé principalement à des fins professionnelles, c'est-à-dire 50% du temps ou plus. Et bien sûr, si vous possédez une voiture personnelle et une voiture de fonction, la police d'assurance automobile de votre voiture personnelle ne fournira aucune couverture pour l'autre voiture appartenant à votre entreprise.
Dans la plupart des cas, selon l'endroit où se trouve votre entreprise, la loi vous obligera à souscrire une assurance responsabilité civile pour les blessures corporelles et les dommages matériels causés par des accidents survenus alors que vous ou vos employés conduisiez à des fins professionnelles. Le formulaire de couverture automobile d'entreprise (BACF) est l'assurance responsabilité civile automobile la plus courante. La couverture minimale recommandée pour l'assurance responsabilité civile en cas d'accident pour toutes les entreprises, même les très petites entreprises, est de 500 000 $.
Vous pourriez également être tenu de souscrire une couverture pour les paiements médicaux (également appelée protection contre les blessures personnelles (PIP)) et / ou une couverture pour les automobilistes non assurés / sous-assurés. En outre, il existe également la couverture facultative contre les dommages physiques pour tous les véhicules que votre entreprise possède, loue ou loue. Il existe trois types de couverture contre les dommages physiques, avec une protection allant des dommages de collision et de retournement uniquement, pour inclure également l'usure, les pannes mécaniques, le vol, le bris de verre, la chute d'objets, la collision avec un animal sauvage, les inondations, les incendies et les catastrophes naturelles.
Lorsque vous achetez un nouveau véhicule, dans la plupart des cas, le concessionnaire s'occupe de l'enregistrement pour vous. Sinon, si vous achetez un véhicule d'occasion, assurez-vous de l'immatriculer dans les trente jours suivant l'achat.
Les procédures d’immatriculation des véhicules varient d’un État à l’autre, mais en général, les exigences sont basées sur le poids du véhicule et vous devrez présenter votre permis de conduire, le titre de la voiture et une preuve d’assurance automobile. Alors, faites vos devoirs et connaissez les lois du lieu où vous exercez votre activité.
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Il existe deux façons de réclamer les dépenses liées à votre voiture de société. La première option consiste à suivre et à calculer vos dépenses réelles totales, et la seconde consiste à demander un taux forfaitaire pour chaque kilomètre parcouru à des fins commerciales.
L'option forfaitaire est beaucoup plus pratique, car il vous suffit de suivre votre kilométrage pour l'année et de faire une simple multiplication. Si vous avez une voiture de société distincte pour les courses professionnelles, le calcul de votre kilométrage annuel est extrêmement simple, car il vous suffit d'enregistrer le kilométrage de départ et de fin. Si vous utilisez le même véhicule à des fins personnelles et professionnelles, recherchez des applications qui peuvent vous aider à suivre le kilométrage total des trajets choisis.
En général, si votre voiture de société est économe en carburant, réclamer le kilométrage au lieu des factures d'essence réelles peut être une bonne option. Autrement dit, vous pourrez parfois obtenir une franchise plus élevée que ce que vous avez réellement dépensé.
En attendant, si vous choisissez de réclamer des dépenses réelles, vous devez conserver tous les reçus pour les additionner au moment des impôts. En plus des factures de gaz, vous pouvez également réclamer les péages, les vidanges d'huile et le remplacement des pneus.
Une remarque importante est qu'en vertu de la nouvelle loi fiscale américaine, vous ne pouvez réclamer une prime d'amortissement que si vous choisissez de réclamer les dépenses réelles engagées. Mais si vous optez pour l’itinéraire forfaitaire, vous n’avez pas droit à une déduction pour amortissement. Par exemple, pour l'année d'imposition 2019, le taux forfaitaire maximal que vous pouvez demander pour chaque kilomètre d'affaires parcouru était de 58 cents, et aucune prime d'amortissement.
Une remarque est que si vous utilisez le même véhicule à des fins personnelles et professionnelles, vous ne pouvez déduire le kilométrage de votre trajet quotidien que de votre revenu personnel imposable. Vous n'êtes autorisé à déduire les miles personnels du revenu imposable de votre entreprise que dans le cas où vous êtes temporairement réaffecté à un autre emplacement.
Si vous empruntez l'itinéraire de suivi des dépenses au lieu de l'itinéraire kilométrique, vous pouvez réclamer chaque année diverses dépenses liées à votre voiture de société. Cela comprend les paiements de location si vous louez, les paiements d'assurance automobile, la taxe de vente que vous avez payée lors de l'achat du véhicule et le coût de l'immatriculation. Pour réclamer tous ces frais en tant que déductibles de la taxe sur les voitures, vous devrez les inclure dans les coûts totaux de la voiture de société lorsque vous la mettez en service.
Si vous êtes propriétaire unique ou indépendant, le suivi et la réclamation des dépenses engagées par votre voiture de société est simple. Cependant, une fois que vous avez ajouté d'autres employés, vous devrez rembourser à vos employés les dépenses engagées à des fins professionnelles, qu'ils conduisent leur propre voiture ou la voiture de société à des fins professionnelles. Ensuite, en tant que propriétaire de l'entreprise, vous pouvez conserver un bon registre de ces remboursements et les réclamer comme dépenses d'entreprise au moment de l'impôt, afin de pouvoir les déduire du revenu imposable de votre entreprise.
Pour concevoir un plan efficace pour rembourser vos employés sur les frais de voiture de société, vous devez leur faciliter le suivi de leur kilométrage et vous fournir tous les reçus. En ce qui concerne le suivi du kilométrage, que les employés conduisent la voiture de société ou leur propre voiture, vous pouvez demander à vos employés de s'appuyer sur une variété d'applications pour suivre et soumettre leur kilométrage lorsque l'heure des impôts arrive, dont certaines peuvent détecter automatiquement les trajets vers et vous facilite la vie.
En ce qui concerne la conservation des reçus, la bonne nouvelle est qu'il existe de nombreuses solutions comptables abordables qui permettront à vos employés de télécharger facilement des reçus dans le système en prenant simplement une photo à l'aide d'un smartphone.
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